Svenska litteratursällskapet i Finland > Tietosuoja
Svenska litteratursällskapet i Finland > Tietosuoja
Svenska litteratursällskapet i Finland (SLS) käsittelee henkilötietoja Euroopan parlamentin ja neuvoston tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 sekä kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaan. Tätä lainsäädäntöä sovelletaan vain elävien henkilöiden tietoihin.
SLS:n tarkoituksena on säilyttää, tutkia ja levittää tietoa Suomen ruotsinkielisestä kulttuurista ja kulttuuriperinnöstä. Lisäksi SLS tukee ruotsin kielen ja ruotsinkielisen kirjallisuuden tutkimusta Suomessa sekä edistää ruotsinkielistä kirjallisuutta palkintojen ja stipendien avulla. Henkilötietojen käsittely SLS:ssä liittyy aina näihin tarkoituksiin. SLS käsittelee henkilötietoja myös siksi, että SLS valvoo ja kehittää omaa toimintaansa sekä noudattaa lainsäädännön asettamia vaatimuksia.
Henkilötietojen käsittelyllä on oltava myös oikeusperuste. SLS:n osalta perusteita voivat olla suostumus, sopimus, SLS:lle kuuluva oikeudellinen velvoite, SLS:n yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen ja SLS:n tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu. Käsittelemme vain käyttötarkoituksen kannalta olennaisia henkilötietoja.
SLS:n julkaisutoimintaan liittyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kansallisen tietosuojalainsäädännön säännöksiä sananvapauden ja tiedonvälityksen vapauden turvaamisesta.
Mitä henkilötietoja SLS kerää?
SLS käsittelee henkilötietojasi eri syistä. Yleisimpiä syitä ovat, että:
SLS kerää useimmat näistä tiedoista suoraan sinulta. Joissakin tapauksissa SLS kerää tietoja myös muista lähteistä.
Yksi SLS:n keskeisistä toimialoista on arkistotoiminta. Sen piirissä käsitellään monenlaisia tutkimus- ja kulttuuriperintöaineistoihin liittyviä henkilötietoja, joita kerätään, säilytetään ja levitetään yleishyödyllisiä arkistotarkoituksia varten. SLS:n arkistotoiminta perustuu yleiseen hyötyyn, ja SLS:n arkistoilla on lupa käsitellä myös erityisiä henkilötietotyyppejä. Aineistoon kuuluu muun muassa asiakirjoja, rekistereitä, valokuvia, ääni- ja videotallenteita sekä digitaalisia aineistoja ja niiden metatietoja. SLS on saanut arkistomateriaalia yksityishenkilöiltä ja organisaatioilta sekä lisäksi kerännyt aineistoa itse.
SLS:n käsittelemät henkilötiedot voivat sisältää seuraavia:
SLS huolehtii, että henkilötietojen käsittely on turvattu asianmukaisilla teknisillä ja organisaatioon liittyvillä toimenpiteillä. Toimenpiteillä varmistetaan sopiva turvallisuustaso suhteessa henkilötietojen käsittelyyn liittyviin riskeihin. Turvallisuus perustuu luottamukseen, tarkkuuteen ja saavutettavuuteen sekä riittävään tekniseen suojaamiseen. Se voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että vain asiaan liittyvillä henkilöllä on pääsy tietoihin, tiedot on salattu, niitä säilytetään erityisissä suojatuissa tiloissa ja tietojen käsittelystä jää merkintä.
SLS:n arkistoon liittyvät henkilötiedot ovat pääsääntöisesti tutkijoiden ja muiden kiinnostuneiden käytettävissä SLS:n tutkijasaleissa siinä määrin kuin se on mahdollista lain, luovutusehtojen ja SLS:n arkistosääntöjen mukaan. Yleishyödyllisen tehtävän perusteella SLS:n arkisto voi myös asettaa henkilötietoja sisältävää arkistoaineistoa ja metatietoa julkisesti saataville siinä määrin kuin se on lain, lahjoitusehtojen ja SLS:n arkistosääntöjen mukaan mahdollista.
Tietojasi voidaan luovuttaa myös SLS:n yhteistyökumppaneille, tavarantoimittajille ja muille henkilötietojen käsittelijöille tai muille osapuolille, jotka tarvitsevat tietoja SLS:n ja sinun tekemän sopimuksen perusteella, yleisen edun mukaista tehtävän takia tai SLS:n lakisääteisen velvoitteen vuoksi. SLS tekee yhteistyötä muiden stipendejä ja apurahoja myöntävien organisaatioiden kanssa. SLS luovuttaa ja vastaanottaa henkilötietoja tämän yhteistyön puitteissa.
Kun tietoja siirretään toiselle osapuolelle, SLS tekee kaikki kohtuullisiksi katsottavat oikeudelliset, hallintoon liittyvät ja tekniset toimenpiteet, jotta henkilötietosi ovat suojattu asianmukaisesti.
SLS säilyttää henkilötietoja vain sen aikaa, kun tietoja tarvitaan kyseessä olevaan tarkoitukseen tai niin kauan kuin laki edellyttää.
Kun henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot joko poistetaan tai arkistoidaan SLS:n arkistoon, jos arkistointiin on perusteltu syy.
SLS:n arkistokokoelmaan kuuluva aineisto säilytetään periaatteessa ikuisesti.
SLS ei periaatteessa siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolisiin kolmansiin maihin.
Jos näin kuitenkin tapahtuu, SLS tekee kaikki kohtuullisiksi katsottavat oikeudelliset, hallinnolliset ja tekniset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi.
Käytämme seuraavia evästeitä (cookies) joillakin verkkosivustoillamme:
Välttämättömät evästeet
Käytämme tiettyjä teknisiä evästeitä, jotka ovat välttämättömiä verkkosivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi. Tekniset evästeet asetetaan päälle aina selaimen evästeasetuksista riippumatta. Evästeitä käytetään sellaisiin toimiin, jotka ovat välttämättömiä verkkosivuston ja verkkopalvelun toiminnan kannalta.
Toiminnalliset evästeet
Toiminnalliset evästeet auttavat suorittamaan tiettyjä toimintoja ja parantavat käyttökokemustasi.
Kolmannen osapuolen evästeet
Joillakin verkkosivuilla on upotettuja kolmannen osapuolen sovelluksia, kuten sosiaalisen median syötteitä tai videoita. Kun sivu ladataan, nämä sovellukset saattavat asettaa evästeitä kävijän selaimeen. Evästeet välittävät tietoa sivun latauksesta ja sivun osoitteesta kolmannelle osapuolelle. Kolmannen osapuolen evästeet voi sallia tai estää selaimen asetuksissa.
Voit muuttaa evästeasetuksiasi sls.fi verkkosivulla täällä: Evästeasetukset.
Rekisteröidyn oikeudet on määritelty GDPR:ssä ja kansallisessa tietosuojalainsäädännössä. Kansallisen tietosuojalainsäädännön nojalla näitä oikeuksia on rajoitettu SLS:n arkistotoimintaan ja julkaisuihin liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta.
Voit lähettää kysymyksiä SLS:n tietosuoja-asioista ja henkilötietojen käsittelystä sähköpostitse osoitteeseen dataskydd@sls.fi tai postitse osoitteeseen:
Svenska litteratursällskapet i Finland
Tietoturva
PL 158
00171 HELSINKI