Vi är vana vid att tänka på ett arkiv som olika slags dokument, prydligt insatta i mappar och placerade på hyllor i ett magasin. Där finns också gamla ljudband, filmer och fotonegativ i olika format. I dag pratas det mycket om digitalisering. Men hur gör man, egentligen?
Vägen från fysiskt dokument till digitalt innehåller mycket mera än bara en skanner. Originaldokumenten finns alltid förtecknade och hela processen börjar med att en arkivarie tar fram denna förteckning. Sedan öppnar hen mapparna i tur och ordning och går igenom dokumenten eller fotografierna, ser till att de ligger på rätt plats. Under årens lopp, med många kunder som har bläddrat i mapparna, har ordningen inte alltid bibehållits precis som i förteckningen. Ibland händer det också att en arkivarie kan identifiera till exempel ett brev där en tidigare arkivarie har antecknat ”okänd avsändare”. Då byter brevet plats och placeras in i alfabetisk ordning enligt avsändarens namn. När allt ligger rätt i mappen förses varje dokument med en pappersremsa där arkivarien antecknar dess filnamn, en löpande numrering.
Till arkivets samlingar hör också inspelningar, både ljudband och filmer. De är format som aldrig var ämnade för långtidsbevaring. Med tiden förstörs både banden och uppspelningsapparaterna, såsom videobandspelare och magnetofoner. Det enda sättet att för framtiden erbjuda kunderna tillgång till materialet är att digitalisera det. Alltid kommer inte ens arkivarien åt att spela upp eller titta på materialet inför digitaliseringen, utan en mera detaljerad beskrivning av innehållet görs i efterhand.
Storsatsning på digitalisering
Just nu digitaliseras stora mängder material på SLS arkiv. Det betyder att vi anlitar en utomstående firma för digitalisering av både dokument, inspelningar och fotografier. Här blir kommunikationen mellan den externa digitaliseraren och den arkivarie som har förberett materialet genom kontroll och remsor med filnamn väldigt viktig. Det är två proffs som möts: den ena känner dokumenten och den andra är expert på digitaliseringsteknik. Det säger sig självt att dessa två utgår från helt olika perspektiv.
– Både vi på SLS och de externa digitaliserarna har fått lära oss med tiden, säger digitaliseringskoordinator Camilla Englund.
Det är hon som koordinerar processen för dokumentens del. Saker som den ena inte kom på att fråga den andra i början, har nu blivit vardagsmat. Men fortfarande ställs båda parter ibland inför kvistiga frågor. Det brukar vanligen hända när en ny typ av material ska digitaliseras. Ett bra exempel är vykort, som det finns gott om i arkivet. Där många tittar på det turistiga motivet, ser arkivarien textsidan och kategoriserar kortet som ett brev. Då vykortet digitaliseras blir följaktligen textsidan framsida och bildsidan baksida, vilket för en utomstående kan kännas ologiskt. Ett annat exempel är regelrätta brev, där både skrivna sidor och tomma sidor digitaliseras. Men då det gäller olika registerkort digitaliseras däremot bara den skrivna sidan, även om SLS stämpel finns på den annars tomma baksidan. Sådant är ju inte lätt att lista ut.
Till sådant som måste avgöras hör också själva tekniken som ska användas. Faktorer som påverkar är bland annat materialets skörhet eller i hur hög resolution hårdvaran kan digitalisera material. Till exempel fotografier digitaliseras för det mesta med en skanner lämpad särskilt för fotografier. Men digitalisering handlar allt oftare om att reprofotografera materialet. Den här metoden är att föredra, eftersom den är skonsammare mot materialet. Har man ett inbundet material blir resultatet också bättre så.
Till den här typen av material hör anteckningsböcker, dagböcker och de tidiga frågelistorna, där man har bundit in svaren i stället för att lägga dem i en mapp. Med olika slag av stöd som man placerar under föremålet och med en glasskiva på får man en horisontellt jämn yta. Då det kommer till ljudband kan det bli aktuellt att värma upp materialet i en specialtillverkad ugn; ljudbanden ”bakas” under en viss tid i en viss temperatur varefter de isoleras och digitaliseras så fort som möjligt.
Den digitala filen blir tillgänglig
När det nya digitala formatet är skapat, kommer arkivarien in i bilden igen. För ljud- och bildmaterialet gäller det att lyssna på bandet eller titta på filmen och ge filnamnen. Då det handlar om dokument blir det en ny genomgång av de digitala filerna genom att stämma av dem mot dokumenten i mappen och mot förteckningen. Om det är något som ytterligare behöver justeras i placeringen, om någonting saknas eller instruktioner på något sätt har tolkats fel av digitaliseraren, går det att korrigera i det här skedet.
Sedan börjar arkivarien mata in dokumenten i arkivets databas Yksa. Det filnamn som dokumentet har fått i mapp-genomgången blir ett signum i databasen. I Yksa ska kunden sedan kunna bläddra i och läsa de digitala dokumenten i samma ordning som i mappen.
Yksa med sina dokument finns tillgänglig i SLS forskarsalar i Helsingfors och Vasa, där kunden kan få se allt sådant som inte har ett förbehåll av något slag. De dokument som är fria från förbehåll och dessutom tillräckligt gamla, så att de också är fria från upphovsrätt och dataskydd, kan kunden se i den nationella sökportalen Finna.
Det betyder att kunden kan sitta var som helst i världen, vilken tid på dygnet som helst och alltid ha dokumenten tillgängliga. Därför är det viktigt att alltid upprätthålla SLS digitaliseringsstandarder, som fungerar som en försäkran för kunden att det analoga materialet presenteras sanningsenligt digitalt. Det betyder att digitaliseringen alltid görs på samma sätt, enligt samma principer, utan att ta bort något eller vända på något. De tomma sidorna digitaliseras för att berätta att de finns och att de faktiskt är tomma. Och om någonting till exempel är skrivet upp och ner på baksidan på det analoga materialet så är det precis på samma sätt upp och ned digitalt.
Efter allt detta packas de fysiska dokumenten och fotografierna in i sin mapp igen och mappen ställs tillbaka på hyllan i arkivmagasinet. Spolband, c-kassetter, smalfilm och VHS-kassetter läggs i fodral. Spolband förvaras stående på högkant, som böcker på en hylla. Det minskar risken för att filmens kanter deformeras. Smalfilmer bör däremot förvaras liggande.
Överlag är miljön i arkivmagasinet optimerad för att bevara olika typer av arkivmaterial så länge som möjligt – utrymmet är mörkt och luftfuktigheten hålls konstant på en specifik nivå.
I takt med att vi digitaliserar mera publicerar vi texter om själva materialet, så håll utkik här i bloggen!
Text: Maria Vainio-Kurtakko i samarbete med Camilla Englund, Anna von Bonsdorff och Thomas Weckström